Hieronder vindt u een aantal veel gebruikte definities op het gebied van in- en verkoop binnen zowel publieke als private organisaties.

Een aantal begrippen zijn overheidsspecifiek en in oranje weergegeven.

Aanbestedende dienst: De staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

Aanbesteding: Een aanbesteding is de procedure waarbij een opdrachtgever bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren en bedrijven vraagt om een offerte / inschrijving in te dienen. Op een voorafbepaalde datum worden de inschrijvingen gesloten en selecteert de opdrachtgever het bedrijf dat de opdracht krijgt.

Aanbestedingsdocument: De documenten die door of namens de aanbestedende dienst zijn opgesteld ten behoeve van de aanbestedingsprocedure. Deze bestaan uit:

  • De Aankondiging;
  • Het Beschrijvend document;
  • Publicatie, inclusief bijlagen;
  • Eventuele Nota(’s) van Inlichtingen.

Aanbestedingsprocedure: procedure voor het behandelen van aanbestedingen zoals, (meervoudig) onderhands, nationaal, (niet)openbaar Europees.

Benchmarking: Een continu en systematisch proces waarbij producten en werkwijzen van organisaties vergeleken worden met die van de best presterende organisatie op dat gebied, ten einde de eigen bedrijfsvoering te kunnen verbeteren.

Beschrijvend document: Document waarin onder andere de Opdracht, de te volgen aanbestedingsprocedure, de geschiktheidscriteria, de gunningcriteria en het beoordelingsmodel hebben beschreven en toegelicht.

Best Practice: Een techniek, werkmethode, proces of activiteit die zich als effectiever heeft bewezen. De gedachte is dat met de juiste werkmethode een project uitgevoerd kan worden met minder problemen, minder onvoorziene complicaties en betere eindresultaten.

Best Value Procurement: Een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen / offertes worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. Synoniem: Prestatie inkoop.

Combinatie: Samenwerkingsverband van ondernemers gevormd met het doel om de in de aanbesteding gevraagde leveringen en / of diensten te leveren.

Contractbeheer: De interne organisatie voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractafspraken en informatie, door middel van het voeren van een daartoe bestemde administratie.

Contractmanagement: Het proces van systematisch en efficiënt besturen gedurende de looptijd van het contract en het analyseren met als doel het maximaliseren van de operationele en financiële leveranciersprestatie en reductie van risico’s (nakoming overeenkomst).

Functioneel specificeren: Een functionele specificatie beschrijft de functionaliteit die een product of dienst moet hebben voor de gebruiker (oplossingsvrij).

Gunnen op waarde: Kwaliteit wordt vertaald naar Euro’s (bonus of malus) en in mindering gebracht op of bijgeteld bij de inschrijfprijs.

Gunning: Het verlenen van de opdracht aan een of meer van de inschrijvers.

Gunningscriteria: De criteria waarop de ingezonden Inschrijvingen / offertes worden beoordeeld en waar een score behaald kan worden.

Inkoop: Het geheel van activiteiten dat nodig is om producten, t.b.v. de bedrijfsvoering te verkrijgen tegen de voor de organisatie meest optimale condities. Synoniem(en): Purchasing, Procurement

Inkoopmethoden: Verzameling van hulpmiddelen (tools) die inkopers tot hun beschikking hebben om doeltreffend en doelmatig invulling te geven aan inkoopactiviteiten, zoals;
• Analyses (Kraljic, TCO)
• Templates (RFI, RFP)

Inkooppakket: Een “homogene” groep producten (goederen of diensten), die gekocht worden op de leveranciersmarkt, hetzij om verwerkt te worden in een product, hetzij ten behoeve van de eigen processen. Synoniem(en): Commodity

Inkooppakketstrategie: Een systematisch plan voor een inkooppakket gericht op de realisatie van gedefinieerde korte- en lange termijn doelstellingen. Synoniem(en): Commodity strategy, sourcing strategy

Inkoopproces: Opeenvolging van inkoopactiviteiten, van behoeftestelling (specificeren) tot en met evaluatie.

Inkoopvolwassenheid: Niveau waarop de inkoopfunctie zich binnen de organisatie bevindt.

Inschrijver: De ondernemer (een natuurlijke persoon of rechtspersoon) die een Inschrijving heeft ingediend dan wel voornemens is een Inschrijving in te dienen bij de Aanbestedende dienst.

Inschrijving: Een door Inschrijver ingediende offerte op het door de Aanbestedende dienst toegezonden Aanbestedingsdocument. 

KPI: Key Performance Indicators zijn op voorhand overeengekomen parameters die het prestatieniveau van kritische bedrijfsactiviteiten weergeven. Het betreft een middel om de vooruitgang en de kwaliteit te meten. KPI’s creëren de mogelijkheid om de eigen prestaties te toetsen aan de prestaties van de concurrentie, met vergelijkbare activiteiten in vergelijkbare branches.

Kraljic: (portfolio analyse) De Portfolio analyse wordt gebruikt als hulpmiddel bij het bepalen van een leveranciersstrategie gedurende de markt evaluatie. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het model van Kraljic.

Leveranciersmanagement: Houdt zich bezig met de analyse, planning, implementatie en beheersing van de activiteiten die gericht zijn op het ontwikkelen, uitbreiden en onderhouden van relaties met de leveranciersmarkt ter bevrediging van de inkoopbehoefte op korte en lange termijn van een onderneming op zodanige wijze dat de concurrentiepositie van de onderneming wordt versterkt.

Missie: Een algemene omschrijving van de bestaansredenen, de hoofddoelstelling, de waarden en de normen of gedragspatronen van een organisatie. In essentie beantwoordt de missie aan een aantal basisvragen: wat willen wij, hoe willen wij dat bereiken en welke waarden en normen vinden wij belangrijk.

Negometrix: Een innovatief, snel groeiend (>40% per jaar), internationaal bedrijf dat een Cloud applicatie ontwikkelt en aanbiedt voor inkopers van organisaties die ons inzetten om de juiste leveranciers te selecteren en te contracteren

Nota van inlichtingen: Een document waarop de door de Inschrijvers gestelde vragen geanonimiseerd zijn opgenomen, inclusief de door de Aanbestedende dienst gegeven antwoorden. Een gepubliceerde Nota van inlichtingen maakt onderdeel uit van het Aanbestedingsdocument.

Offerte: Een offerte is een formeel aanbod tot het sluiten van een overeenkomst,opgesteld op verzoek van een opdrachtgever.

Onderaanneming: De opdrachtnemer kan zich beroepen op de financieel economische draagkracht en technische- of beroepsbekwaamheid van anderen. Zij moeten aantonen daadwerkelijk te kunnen beschikken over de voor de uitvoering noodzakelijke middelen van dochter- en onderaannemers.

Opdracht: Uitvoering geven aan de in het Beschrijvend document bedoelde opdracht.

Overeenkomst: De schriftelijke overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin g

Opdrachtgever: De aanbestedende dienst.

Opdrachtnemer: De inschrijver met wie de opdrachtgever een overeenkomst gaat sluiten.

Open-boekbeleid Beleid: waarbij zowel de organisatie als de leverancier voor bepaalde zaken volledig open kaart met elkaar spelen.
Synoniem: open boek methode.

PKV: Prijs / kwaliteit verhouding, voorheen EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving).

Preferred suppliers: (Gecontracteerde) voorkeursleveranciers.

Prestatie inkoop: Zie Best Value Procurement.

Procure to Pay proces: Het proces vanaf de behoeftestelling tot en met het daadwerkelijke bestellen / afroepen van producten tot en het daadwerkelijk betalen van de factuur.

Raamovereenkomst: Een overeenkomst (contract) waarin de condities met betrekking tot levering en betaling zijn vastgelegd.

Request for Proposal (RFP): Offerte aanvraag.

Selectiecriteria: Criteria ter beoordeling van de aanbieders (gegadigden), onder te verdelen in:

  1. uitsluitingsgronden;
  2. geschiktheidseisen;
  3. nadere criteria.

Strategie: De (meerjaren) aanpak door het management uitgewerkt om visie en missie te kunnen realiseren. (zowel korte als lange termijn).

Strategische leveranciers: Vanuit het oogpunt van Kraljic zijn strategische leveranciers die leveranciers waarbij zowel het financiële risico als het toeleverrisico voor de inkopende organisatie groot is.

Supply Chain Management Management: gericht op het beheersen en optimaliseren van de opeenvolgende schakels in de keten van leveranciers tot aan de klant.

TCO: Een methode gebaseerd op het volledig inzichtelijk maken van alle kosten gerelateerd aan de aanschaf en gebruik gedurende de levenscyclus van ingekochte goederen en diensten.

Tender: Een tender is een procedure waarbij door middel van inschrijving getracht wordt een bepaalde dienst of product te verkrijgen, die op basis van factorenafweging wordt verleend of verstrekt. Factoren zijn vaak prijs en/of kwaliteit. Tenderprincipes worden in verschillende economische processen gebruikt. Tender wordt in het Engels gebruikt voor het Nederlandse begrip Aanbesteding.

Tenderned: Het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid.

Totale integrale kosten: De (integrale) kostprijs van een product of dienst bestaat uit de totale kosten die gemaakt worden voor het produceren of leveren van het product of dienst.

UEA: Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een openbare aanbestedingsprocedure. Het is in alle EU-talen beschikbaar en wordt als voorlopig bewijs gebruikt dat aan de vereiste voorwaarden van openbare aanbestedingsprocedures in de hele EU wordt voldaan. Dankzij het UEA hoeven de inschrijvers niet langer het volledige bewijsmateriaal en de verschillende formulieren te verstrekken die vroeger voor overheidsopdrachten in de EU werden gebruikt, en dat betekent een aanzienlijke vereenvoudiging van de toegang tot grensoverschrijdende overheidsopdrachten. Vanaf oktober 2018 wordt het UEA uitsluitend in elektronische vorm verstrekt.

Visie: Een inspirerend toekomstbeeld ontwikkelen en uitdragen voor de organisatie / afdeling / producten / diensten, afstand nemend van de dagelijkse praktijk.